転職活動で複数の会社に応募していれば、うれしい内定が重なることもあります。そして内定が複数出たということは、その裏で必ず「辞退」が発生するということです。ところが「せっかく選んでもらったのに申し訳ない」「怒られないだろうか」と、辞退の連絡でつまずいてしまう人は少なくありません。
この記事は、転職（中途採用）での内定辞退の伝え方を、そのまま使える例文つきでまとめたものです。メールと電話の使い分け、選考途中・内定通知の直後・返事を待ってもらった後・オファー面談後・エージェント経由という5つの場面別の例文、内定承諾後でも辞退できるのかという疑問、避けたいNGまでを整理します。読み終えるころには、気が重かった辞退の連絡を落ち着いて済ませられるはずです。
内定辞退は失礼ではない｜複数応募が前提の中途採用
まず前提を確認します。内定辞退は、失礼な行為でも非常識な行為でもありません。転職では1社に絞らず複数の会社に並行応募するのが基本で、複数の内定から自分に合う1社を選ぶこと自体が正しい進め方です。選ばなかった会社に辞退の連絡が必要になるのは、仕組み上避けられないことなのです。
企業側も、応募者が他社を並行して受けていることは分かっています。内定を出しても全員が入社するわけではないのは、採用の現場では当然の前提です。ですから、辞退の連絡で企業が本気で怒ることは基本的にありません。恐れずに、しかし誠実に連絡することが大切です。
ただし「失礼ではない」ことと「どう伝えてもよい」ことは別です。相手は選考に時間と手間をかけてくれています。次の3つの作法を守れば、辞退はきれいに済みます。
- 早く伝える……辞退を決めたら、できるだけ早く連絡します。企業は次の候補者への対応を進める必要があります。
- 正直に、でも詳しく語りすぎない……「他社に決めた」で十分です。前の会社を悪く言ったり、条件面の不満を長々と述べたりする必要はありません。
- 感謝とお詫びを添える……選考の機会をくれたことへの感謝と、期待に添えないことへのお詫びを一言添えると、印象がまったく違います。
この3つを軸に、以降の例文もすべて組み立てています。「早く・正直に・感謝を添えて」――この温度感を覚えておいてください。
辞退の連絡はメールと電話どちらがいい？タイミングの原則
辞退を伝える手段は、大きくメールと電話の2つです。どちらを選ぶかは、選考の段階や企業との関係性によって変わります。まずは、手段選び以前に共通する大原則から押さえましょう。
最大の原則は「辞退を決めたら即日連絡」
手段よりも先に守るべきなのが、スピードです。辞退すると心が決まったら、その日のうちに連絡します。返事を先延ばしにするほど、企業はあなたを見込んで次の候補者への連絡を止めてしまい、他の応募者にも迷惑がかかります。「言いにくいから明日に」と延ばしても、メリットはありません。決めた瞬間が、連絡すべきタイミングです。
営業時間外や深夜に決心がついた場合は、まずメールを送っておき、翌営業日の日中に改めて電話でフォローする、という流れにすると、スピードと丁寧さを両立できます。
メールと電話の使い分け（段階・関係性で選ぶ）
手段の選び方の目安は、選考が進んでいるほど電話を添える、と考えると分かりやすくなります。関係が深まっているほど、直接声で伝えるほうが誠意が伝わるためです。
- 選考の途中（書類・一次面接の段階）……メールで丁寧に伝えれば十分です。
- 内定が出た後・最終選考まで進んだ後……まず電話で伝え、その後にお詫びのメールを送る流れが丁寧です。電話がつながらなければメールで先に一報を入れます。
- オファー面談まで受けた後……担当者の顔が見えている段階なので、電話でのお詫びを基本にします。
- エージェント経由の応募……担当エージェントに連絡します。企業への連絡はエージェントが代行してくれます。
電話は、始業直後や終業間際、昼休みを避け、日中の落ち着いた時間帯にかけるのが無難です。担当者が不在なら、戻る時間を確認してかけ直すか、メールで一報を入れます。「つながらないから放置」だけは避けてください。
【場面別】そのまま使える内定辞退の例文（メール・電話）
ここからは、実際に使える例文を場面別に紹介します。会社名・氏名・日付などは、ご自身の状況に置き換えて使ってください。いずれも「早く・正直に・感謝を添えて」の原則で組み立てています。
①選考途中で辞退するとき（メール例文）
書類選考や一次面接の段階で、他社に決めた・方向性が変わったなどの理由で辞退する場合です。この段階ならメールで問題ありません。件名は用件がすぐ分かるようにします。
件名：選考辞退のお願い（山田太郎）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇の求人に応募しております山田太郎と申します。
先日は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
本来であれば直接お詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：taro.yamada@example.com
辞退理由は「一身上の都合」で十分で、細かい事情を説明する義務はありません。理由を問われても「他社とのご縁があった」「検討の結果、方向性が合わなかった」と、簡潔で角の立たない言い方にとどめます。
②内定通知の直後に辞退するとき（メール＋電話トーク例）
内定の連絡をもらったものの、他社に決めたため辞退する場合です。内定まで進んだ相手には、まず電話で伝え、その後にメールでお詫びを残すのが丁寧です。まず電話のトーク例から見ましょう。
（担当者につないでもらう）
「お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました山田太郎と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者が出たら）
「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお話をいただきながら恐縮なのですが、慎重に検討を重ねました結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
（理由を尋ねられたら）
「他社とのご縁があり、これまでの経験をそちらで活かしたいと考えた結果です。せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」
（結びに）
「〇〇様には親身にご対応いただき、感謝しております。御社のますますのご発展をお祈り申し上げます。このたびは本当に申し訳ございませんでした。」
電話で伝えたら、記録として残るようメールも送っておくと行き違いを防げます。メールは電話の内容をなぞる形で簡潔にまとめます。
件名：内定辞退のお詫び（山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 △△様
お世話になっております。山田太郎でございます。
先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお話をいただきながら、慎重に検討を重ねました結果、今回の内定を辞退させていただくこととなりました。
ご期待に添うことができず、また選考にあたり多くのお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、△△様のご健勝と貴社のますますのご発展を、心よりお祈り申し上げます。
山田太郎
電話：090-0000-0000
③他社と迷って返事を待ってもらった後に辞退するとき
「もう少し考えさせてください」と回答を保留し、返事を待ってもらったうえで辞退する場合です。相手に待つ時間をかけさせているぶん、お詫びを厚めにします。この場合も電話を基本にし、メールでフォローします。
件名：内定辞退のお詫び（山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 △△様
お世話になっております。山田太郎でございます。
先日は、私の都合でお返事をお待ちいただき、誠にありがとうございました。お時間をいただいたにもかかわらず恐縮なのですが、慎重に検討を重ねました結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お待ちいただいた末にこのようなお返事となり、△△様には多大なご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。
親身にご対応いただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
山田太郎
電話：090-0000-0000
回答を保留するときは、あらかじめ「〇日までにお返事します」と期限を自分から伝えておくと、待たせる時間が明確になり、辞退となったときのお詫びもしやすくなります。
④オファー面談後に辞退するとき
オファー面談（労働条件の提示や入社後の役割をすり合わせる面談）まで受けた後に辞退する場合です。企業は条件提示という具体的な一歩を踏み込んでいるため、電話でのお詫びを基本にします。条件を確認したうえで辞退する判断は正当なものですから、後ろめたく感じる必要はありません。
件名：内定辞退のお詫び（山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 △△様
お世話になっております。山田太郎でございます。
先日はオファー面談のお時間をいただき、労働条件について丁寧にご説明くださり、誠にありがとうございました。ご提示いただいた内容を含め、慎重に検討を重ねましたが、このたびは内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
面談の場を設けていただき、条件面まで詳しくお示しいただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
親身にご対応いただきましたことに、あらためて御礼申し上げます。貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
山田太郎
電話：090-0000-0000
オファー面談で何を確認し、どう条件をすり合わせるかは、辞退か承諾かを決める前段として大切な工程です。オファー面談の進め方や労働条件通知書の見方は、別の記事で詳しく解説しています。
⑤転職エージェント経由で辞退するとき（担当者への伝え方）
転職エージェント経由で応募した場合は、企業に直接ではなく担当のエージェントに連絡します。企業への辞退連絡はエージェントが代行してくれます。エージェントに対しては、企業向けよりも率直に辞退の理由を伝えて構いません。理由が分かれば、次によりよい求人を紹介してもらいやすくなります。
〇〇様（担当エージェント）
お世話になっております。山田太郎です。
ご紹介いただきました株式会社△△の内定の件で、ご連絡いたしました。慎重に検討いたしましたが、今回は辞退させていただきたいと考えております。
理由としては、同時に選考を受けていた別の企業から内定をいただき、これまでの経験をより活かせると感じたためです。〇〇様には面接の日程調整や条件の確認までご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
お手数ですが、株式会社△△へのご連絡をお願いできますでしょうか。引き続き、よい求人がありましたらご紹介いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
エージェントは、あなたと企業の間に立つパートナーです。辞退の連絡を放置すると、エージェントと企業の信頼関係にも影響します。決めたら、まずエージェントに一報を入れましょう。
内定を承諾した後でも辞退できる？（民法と誠実な対応）
「一度、内定を承諾する返事をしてしまった。それでも辞退できるのか」という不安は、とても多い疑問です。結論から言うと、内定を承諾した後でも、辞退（労働契約の解約）は原則として可能とされています。
期間の定めのない雇用契約については、民法627条により、労働者はいつでも解約の申入れができ、申入れの日から2週間の経過で契約が終了するとされています。内定の承諾によって雇用の契約関係が生じたと考えられる場合でも、労働者側から辞めること（退職の自由）は、基本的にこの原則で認められています。つまり、承諾後だからといって「もう絶対に辞退できない」ということはありません。
ただし、承諾後の辞退は選考途中より重い意味を持ちます。企業は入社を前提に準備を進めているため、可能な限り誠実に対応する必要があります。ごく例外的に、入社直前の一方的な辞退などで企業に具体的な損害が生じ、その態様が信義に反すると判断される場合には、損害賠償を求められる可能性がまったくないとは言い切れません。とはいえ、通常の範囲で誠意をもって連絡・お詫びをすれば、そうした問題に発展することは通常考えにくいとされています。
- とにかく早く連絡する……入社日が近いほど企業の負担は大きくなります。決めた瞬間に連絡します。
- 電話で直接お詫びする……承諾後の辞退は、メールだけで済ませず、電話で誠意を伝えます。
- 迷惑をかけたことを率直に詫びる……言い訳を並べるより、シンプルに謝意を示すほうが伝わります。
なお、賠償の可能性や契約上の細かい点で不安が残る場合は、自己判断で動く前に労働局の相談窓口や弁護士などの専門家に相談してください。本記事は一般的な考え方の整理であり、個別の法的判断に代わるものではありません。
内定辞退でやってはいけないNG
最後に、辞退のときにやりがちなNGを確認します。ここを外さなければ、辞退で評判を落とすことはありません。
無断辞退（サイレント辞退）は避ける
もっとも避けたいのが、連絡をしないまま音信不通になる「サイレント辞退（無断辞退）」です。気まずさから放置すると、企業は連絡を待ち続け、次の候補者への対応も止まってしまいます。思わぬトラブルや業界内での評判低下につながることもあり得ます。ひとことメールを送るだけで避けられるリスクですから、無断で放置することだけは絶対にやめましょう。
SNSでの安易な言及・愚痴を書かない
辞退した会社について、SNSで社名を挙げて感想や不満を書くのは避けてください。「〇〇社の内定を蹴った」といった投稿は思わぬ形で拡散し、応募先や取引先の目に触れることもあります。転職は世間が思うより狭い世界です。辞退の判断は、自分の中と相手企業との連絡だけで完結させるのが賢明です。
返事をぎりぎりまで引き延ばさない
判断が固まっているのに、辞退の連絡を入社直前まで引き延ばすのもNGです。連絡を遅らせても企業の負担が増えるだけで、あなたにも得はありません。辞退を決めたら即日連絡が原則です。迷っている段階なら、その旨を正直に伝えて回答期限を相談し、決まったらすぐ動く――このメリハリが双方にとって誠実です。
辞退した後にすること｜残った内定を選ぶ
辞退の連絡を済ませたら、あとは前を向くだけです。複数の内定があった場合は、辞退しなかった側――これから入社する会社との手続きに進みます。もし「本当にこの会社でよかったのか」と迷いが残っているなら、辞退の連絡をする前に、いま一度きちんと比較して選び直すことをおすすめします。
複数の内定をどう比べて選ぶか――年収だけでなく、業務内容・働き方・キャリアパス・企業文化まで含めてどう判断するかは、次の記事で6つの評価軸に沿って詳しく解説しています。辞退する側と残す側、両方を納得して決めるための考え方をまとめました。
よくある質問（FAQ）
- Q内定辞退はメールだけで済ませても失礼になりませんか？
- A
選考の途中段階であればメールだけでも失礼にはあたりません。ただし内定が出た後や最終選考まで進んだ後は、まず電話で伝え、その後にお詫びのメールを送る流れが丁寧です。電話がつながらない場合は、先にメールで一報を入れ、改めて電話でフォローしてください。
- Q内定辞退の理由は正直に伝えるべきですか？
- A
企業に対しては「一身上の都合」「他社とのご縁があった」で十分です。他社の社名や具体的な条件まで伝える必要はありません。一方、転職エージェント経由の場合は、次の求人紹介につながるため、担当者には辞退の理由を正直に伝えておくのがおすすめです。
- Q内定を承諾した後でも辞退できますか？
- A
原則として可能とされています。期間の定めのない雇用契約は、民法627条により、労働者がいつでも解約の申入れをでき、申入れから2週間の経過で終了するとされています。ただし承諾後の辞退は企業の負担が大きいため、できるだけ早く、電話で誠意をもって連絡してください。不安が残る場合は労働局や弁護士など専門家にご相談ください。
- Q辞退の連絡はいつまでにすればよいですか？
- A
辞退すると決めたら、その日のうちに連絡するのが原則です。返事を先延ばしにするほど、企業は次の候補者への対応を止めて待ち続けることになります。深夜や営業時間外に決心がついた場合は、まずメールを送っておき、翌営業日の日中に電話でフォローするとスピードと丁寧さを両立できます。
まとめ｜内定辞退は「早く・誠実に」で乗り切れる
- 内定辞退は失礼ではない。複数応募が前提の中途採用では当然に発生する
- 守る作法は「早く・正直に・感謝を添えて」の3つ
- 選考途中はメール、内定後・オファー面談後は電話＋メール、エージェント経由は担当者へ連絡
- 辞退を決めたら即日連絡が最大の原則
- 内定承諾後でも辞退は原則可能（民法627条）。ただし早く・電話で誠実に。不安が残れば専門家へ
- 無断辞退（サイレント辞退）とSNSでの言及はNG
気が重かった内定辞退も、型と例文があれば落ち着いて済ませられます。大切なのは、恐れて放置しないことと、選考に時間を割いてくれた相手への感謝を忘れないこと。誠実に連絡を済ませたら、あとは自分が選んだ道を、迷わず進んでいきましょう。
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